Rapat Koordinasi Kearsipan Kalurahan Wukirsari, Perkuat Tata Kelola Administrasi dan Pengelolaan Dokumen

WUKIRSARI — Pemerintah Kalurahan Wukirsari melaksanakan Rapat Koordinasi Kearsipan pada Senin (22/06/2026) bertempat di Ruang Media Center Kalurahan Wukirsari. Kegiatan berlangsung mulai pukul 09.00 WIB hingga 12.00 WIB dan dihadiri oleh Carik Wukirsari, Kasi, Kaur, serta staf Kalurahan Wukirsari.

Rapat koordinasi ini dilaksanakan sebagai upaya memperkuat tata kelola administrasi pemerintahan, khususnya dalam pengelolaan arsip, surat menyurat, serta kelengkapan dokumen kegiatan di lingkungan Pemerintah Kalurahan Wukirsari.

Kegiatan dibuka oleh Carik Wukirsari, H. Ruswantoro, S.E., M.IP. Dalam arahannya, beliau menegaskan bahwa pengelolaan kearsipan merupakan bagian penting dalam pelaksanaan pemerintahan dan melekat pada tugas kesekretariatan yang didelegasikan kepada bagian tata laksana.

Beliau juga menyampaikan beberapa hal penting, di antaranya agar seluruh Kasi dan Kaur segera melengkapi dokumen-dokumen terkait Surat Pertanggungjawaban (SPJ) serta memastikan setiap kegiatan yang melibatkan Tim Pelaksana Kegiatan (TPK) dilengkapi dengan Surat Keputusan (SK) sebagai dasar pelaksanaan.

Selanjutnya, Tata Laksana Kalurahan Wukirsari, Rosyid Ma’ruf, memberikan penyampaian terkait teknis pengelolaan administrasi dan kearsipan. Beberapa hal yang menjadi perhatian antara lain penggunaan SIMARDA sebagai sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

Seluruh Kasi, Kaur, dan staf diminta untuk aktif membuka dan menggunakan SIMARDA dalam proses administrasi. Untuk surat keluar, penggunaan SIMARDA akan diterapkan secara bertahap karena masih terdapat beberapa kendala teknis yang perlu diselesaikan.

Dalam rapat tersebut juga disampaikan mengenai pentingnya penggunaan KOP surat standar, penerapan kode klasifikasi arsip terbaru, serta penyesuaian tata cara penulisan nomor dan klasifikasi surat. Ke depan, penentuan kode klasifikasi dan nomor surat tidak lagi dilakukan secara manual, sehingga perlu koordinasi dengan sekretariat sebelum proses tanda tangan.

Selain itu, disampaikan pula ketentuan penggunaan amplop surat resmi, yaitu: Surat dari Carik atau Kasi dan Kaur menggunakan KOP Pemerintahan sementara Surat yang ditandatangani Lurah menggunakan KOP Lurah.

Dalam aspek pelayanan masyarakat, setiap proses pelayanan juga diwajibkan memiliki arsip yang lengkap, mulai dari tahapan awal pelayanan hingga hasil akhir pelayanan. Hal ini terutama menjadi perhatian bagi bagian tata laksana, Kamituwo, dan Jagabaya agar setiap dokumen pelayanan dapat tersimpan dengan baik dan mudah ditelusuri.

Melalui rapat koordinasi ini, Pemerintah Kalurahan Wukirsari berkomitmen untuk meningkatkan tertib administrasi, memperkuat pengelolaan arsip, serta mewujudkan pelayanan pemerintahan yang lebih efektif, transparan, dan akuntabel.